A főnököd rád bízta egy céges rendezvény szervezését? Ez egy elég felelősségteljesen feladat, amit valószínűleg te is jól akarsz csinálni! Azonban egy nagyobb esemény megszervezése egyáltalán nem egyszerű dolog, ezért néhány hasznos tanács biztos, hogy számodra is jól fog jönni!
1. Tisztázz magadban néhány fontos kérdést!
Meg kell értened először is néhány dolog ahhoz, hogy komolyabban elkezd a szervezést! Mennyi a költségvetésed? Melyik városban kerül megrendezésre az esemény? Milyen típusú helyszín alkalmazkodna az igényekhez? Milyen típusú az esemény? Egy előkelő koktélparti? Vacsora? Vagy inkább egy interaktív tevékenység? Ki fog részt venni a cégétől az eseményen? Miért tartják az eseményt? Mi a végső cél? Írd le a válaszokat ezekre a kérdésekre, mielőtt bármi mást elkezdenél.
2. Körültekintően válaszd ki a helyszínt!
Ha már megtaláltad a tökéletes helyszínt, minden sokkal könnyebben fog menni. Manapság egyre nagyobb az igény az olyan helyszínekre, amik távol helyezkednek el a nagyváros zajától, hiszen így sokkal könnyebben kikapcsol az ember, és csak az eseményre koncentrál. Mégis javasoljuk, hogy ne egy vidéki idilli házikót válassz, már csak azért sem, mert ott nem fér el elég ember. Olyan nagyobb várost javaslunk, ami könnyen megközelíthető, van is néhány látnivaló, illetve programlehetőség, de kellően csendes. Tökéletes választás a Balatontól nem messze található Kaposvár. Az RV Eventnek itt több rendezvényhelyszíne is van, amiket itt nézhetsz meg: rendezvényhelyszín Kaposvár. És ők nemcsak nagyszerű helyszínt biztosítanak, hanem gyakorlatilag teljes körű szolgáltatást: helyszín berendezése, vendégfogadás, technikai eszközök előkészítése, catering, igény szerinti dekoráció, italok felszolgálása – tehát rengeteg tehet levehetnek a válladról.
3. Válassz egy témát az eseménynek!
Egy eseménytéma kitalálása nagyszerű módja annak, hogy megbizonyosodj arról, hogy a stílus és dekoráció, az étel és a szórakoztatás összehangolt módon, stílusosan, a vállalat márkanevét tükröző módon működik. A cég márkaszínének integrálása egyszerű és hatékony módja lehet ennek.
4. Dolgozz online!
Spórold meg a nyomtatási költségeket, időt és energiát digitalizálással. Napjainkban a Google Naptár és a Facebook mindennapos használata mellett nem szükséges a hagyományos események és a party meghívók tervezése és nyomtatása. Ehelyett egyszerűen tervezd meg egy online meghívót, küldj e-mailt, és már kész is vagy.
Te is képes leszel arra, hogy könnyedén küldj eseményfrissítéseket és emlékeztetőket, így sokkal egyszerűbb lesz figyelmeztetni a vendégeket. Az online lehetőségeknek köszönhetően pedig az esemény után képes leszel hatékonyan és egyszerűen megköszönni a részvételt, fotókat és videókat küldeni az eseményről a résztvevőknek.
5. Ügyelj a zenére és a szórakoztatásra!
Ne csak szóbeli beszédekre, étkezésekre és csevegéses beszélgetésekre támaszkodva szórakoztasd a vendégeket! Érdemes egy kis hangulatos zenét szolgáltatni a háttérben. Ha azonban egy kicsit szabadabb a céges rendezvény, egy kis izgalmat lehet csempészni az esemény pillanataiba egy DJ segítségével vagy egy élő zenekarral.
6. Aktivizáld a csapatot!
Ha egy céges rendezvény éppen egy csapatépítő, fontold meg a csoportos tevékenységek szervezését. Nagyszerű módja annak, hogy megtörd a jeget, ösztönözd a munkatársaidat arra, hogy együtt szórakozzanak, és közös élményeket szerezzenek. Manapság már számtalan érdekes csapatépítő program közül lehet választani, így nem lesz nehéz dolgod!
7. Fogadj fel egy fotóst!
Igen, az emberek egyre több fotót készítenek a telefonjukkal, de egy fontos eseményre érdemes felfogadni egy profi fotóst, hogy tökéletesen elkapja az összes fontos pillanatot. Ha nincs meg a költségvetés egy professzionális fotós felvételére, keress olyan munkatársat, aki hobbiból csinálja. Nem csak pénzt takaríthatsz meg ezzel, de segíted egy kicsit a munkatársadat azzal, hogy gyakoroljon egy kicsit.