Kétféle ember létezik. Az egyik szereti pontosan ismerni a folyamatokat, átlátni a különféle lényeges, és kevésbé lényeges pontokat a könyvelő munkája során, a másik arra utazik, hogy a szükséges dokumentumok biztosításán kívül ne kelljen törődnie a könyvelés bonyolult, az átlagember számára aligha érthető részleteivel.
Hogy tud egy könyvelő jól dolgozni?
Ahhoz, hogy egy könyvelő megfelelően, alaposan végezhesse a munkáját anélkül, hogy valamilyen komoly galibát okozna, természetesen nagy szakmai tudásra és naprakész ismeretekre van szüksége, a jogszabályok változásából adódóan nem árt, ha olykor végighallgat egy-egy továbbképzést. Ha felelősségbiztosítással is rendelkezik, az hab a tortán, hiszen így valamiféle garanciát vállal arra, hogy az általa végzett munka valóban minőségi.
Hiába tudja fejből a vonatkozó jogszabályok minden pontját, hiába iszik napi 5 csésze kávét a precíz munkavégzés érdekében, ha nem biztosítjuk számára a szükséges dokumentumokat. Természetesen nem a határidők lejárta után 3 nappal, hanem még időben! Bár a könyvelés valójában a már megtörtént gazdasági eseményeket rögzíti, azért a határidőket érdemes szem előtt tartani, már csak a saját érdekünkben is. Vagyis rajtunk is áll vagy bukik a könyvelőnk munkájának eredményessége.
Alapvető feladatok, amit a könyvelőd ellát
Ahogy a legtöbb esetben, úgy a könyvelő is a megbízójával kötött szerződés alapján végzi feladatait. Jobb esetben a könyvelőd rögzíti a számlákat és bizonylatokat, a legjobb esetben úgy, ahogy azt a törvény előírja. Ellenőrzi a tőled kapott számlákat, hogy azok biztosan megfeleljenek a hatályos törvényeknek, elkészíti és beküldi a szükséges bevallásokat, vagyis adatot szolgáltat a hatóságok felé. Biztosan kértél már tőle különböző kimutatásokat, hát azokat is elkészíti számodra. Éves beszámolót készít, tájékoztatja a vállalkozás vezetőjét a rá vonatkozó, könyveléssel és adózással kapcsolatos törvényi változásokról, és azokat figyelembe véve végzi tovább feladatait. Az egyik, ha nem a legfontosabb feladata figyelmeztetni a cég vagy vállalkozás vezetőjét arról, ha valami nem a jogszabályoknak megfelelően történik, valamint bérszámfejtést is végez, ha a szerződése azt magában foglalja.
A könyvelés sokkal többet jelent a papírok tologatásánál, felelősségteljes munka, ami komoly odafigyelést igényel. Éppen ezért a könyvelő megválasztásakor is érdemes kellő körültekintéssel eljárni, hiszen számunkra sem mindegy, hogy kinek a kezébe adjuk ügyeinket. A szakmai tudás és tapasztalat tehát alapvető, érdemes ellenőrizni a referenciákat, a megfelelő szakképesítések, és a felelősségbiztosítás meglétét.
Mi az, amit ne várj el a könyvelődtől?
Első sorban azt, amit a szerződése nem tartalmaz, valamint az előző könyvelőd által elkövetett hibákért való felelősségvállalást sem. Ha a pénzügyi év közepén váltasz könyvelőt, esetleg könyveltesd vele újra a tárgyévet, így nem érhet meglepetés. Természetesen nem feladata a partnereiddel való kapcsolattartás, vagy a velük kötött szerződések elkészítése, esetleg felülvizsgálata. Nem ő kezeli a házipénztárt, és a banki átutalások határidejének betartását sem.
Rögzíts mindent a szerződésben
A könyvelővel kötött szerződést aztán tényleg érdemes alaposan átgondolni. Pusztán azért, mert – érthető módon – soha nem fogod tudni számonkérni rajta azokat a feladatokat, amiket a szerződésben nem rögzítettetek. A rögzített feltételekhez azonban neked is tartanod kell magad, vagyis nem engedheted meg magadnak, hogy késel a leadandó dokumentumokkal, könyvelendő bizonylatokkal.