Az előadók kiválasztásától kezdve a szponzorok biztosításáig temérdek feladat tartozik egy konferencia megtervezéséhez. Az egyik legfontosabb aspektus minden esetben az esemény helyszíne, aminek kiválasztására külön gondot kell fordítani, hiszen akár az egész esemény sikere is múlhat rajta! Hogy megkönnyítsük a keresgélést, íme 10 dolog, amikre oda kell figyelned a tökéletes konferencia helyszín kiválasztásához!
Megközelíthetőség
A konferencia helye kulcsfontosságú szerepet játszik a létszám maximalizálásában. A helyszín kiválasztása előtt győződj meg róla, hogy személyes és tömegközlekedési eszközökkel is megközelíthető legyen az adott hely, hogy a résztvevők minden lehetséges módon eljuthassanak oda. Derítsd ki továbbá, hogy van-e parkoltatási szolgálat az autóval érkezők számára. Nem árt, ha a helyszín közvetlen közelében van néhány könnyedén fellelhető étterem vagy kávézó, ahol a meghívottak eltölthetik szabadidejüket az esemény előtt vagy után.
Elszállásolás
Ha a helyszín nem egy szálloda, vagy más, elszállásolást biztosító létesítmény, akkor muszáj, hogy valahol a közelben legyen valamilyen szállást kínáló hely. Amennyiben a szállás gyalog túl messze esik a helyszíntől, ellenőrizd, hogy a szálloda biztosít-e személyszállítást a két pont között. Ha nem, akkor számolnod kell a taxiszolgálat költségeivel is.
Mindenképpen érdemes átgondolni annak a lehetőségét, hogy az esemény egy hotelben kerüljön megrendezésre. A szervezés legtöbb terhe így azonnal lekerül a válladról, hiszen a teremtől, a szálláson át egészen az étkezésig, mindent egy helyen megtalálsz. A Balaton északi partján, az ajkai Kristály Hotelben exkluzív, gyönyörű környezetben biztosítják számodra is a tökéletes rendezvényhelyszínt, a szervezés első pillanatától az esemény utolsó napjáig állnak rendelkezésedre. Kimagasló technikai felszereltségű termeiknek köszönhetően biztosan nem kell amiatt aggódnod, hogy valami nem az elképzeléseidnek megfelelően történik majd. Igény szerint bármilyen kültéri vagy beltéri program megvalósítását is vállalják, ami szintén könnyítést jelenthet számodra. De a négysávos bowling pályával, billiárdasztalokkal és csocsóval rendelkező Carbon Bár is remek esti kikapcsolódást biztosíthat a rendezvény ideje alatt.
Elérhetőség
Ha a potenciális helyszín elérhetőnek bizonyul, akkor ellenőrizd, hogy a kültéri/egyéb helységek is igénybe vehetők-e. Érdemes utána járni, hogy az adott időpont a környék vagy a létesítmény csúcsidejébe esik-e, mert ez befolyásolhatja a forgalom méretét a környéken, és különböző tevékenységeket és programokat is ellehetetleníthet.
Megfelelőség
Megfelel-e az adott helyszín a rendezvény jellegének? Fontos, hogy a helyszín tisztán tükrözze a konferencia célját és hangvételét, de egyben mindenben kielégítse a meghívottak igényeit is. Ne feledkezz meg a részvényesekről és a szponzorokról sem. Érdeklődd meg a létesítmény üzemeltetőitől, hogy lesznek-e a helyszínen más olyan jellegű rendezvények is a tervezett időpontban, amelyek belezavarhatnak saját rendezvényed üzenetébe, vagy hátráltathatják a márkaépítési erőfeszítéseidet.
Költségek
A költségeket természetesen már az első pillanatoktól kezdve figyelembe kell venni. Azonban ha úgy érzed (és bizonyítani is tudod) hogy tökéletes helyszínt találtál a rendezvény számára, akkor érdemes megérdeklődni, hogy nem-e lehetne kibővíteni a pénzügyi korlátokat, hogy a választott létesítmény beférjen közéjük.
Személyzet
Derítsd ki, hogy mennyien hivatalosak a rendezvényre, és döntsd el, hogy lesz-e elég pincér, parkoltató, és biztonsági alkalmazott a helyszínen. A rendezvény méretétől függően rengeteg dologra kell majd odafigyelned a konferencia napján (vagy napjain), ezért nem árt, ha a helyi személyzethez egy helyi koordinátor is tartozik, aki képes hatékonyan együttműködni személyzetével, és megoldani mindazokat a problémákat, amelyek egy ilyen rendezvényen felmerülhetnek.
Lehetőségek
Érdemes megnézni, hogy a helyszín milyen lehetőségeket és egyéb létesítményeket biztosít, amelyek szükségesek lehetnek a rendezvényhez. Itt első sorban hang- és videófelszerelésre, színpadokra és egyéb elengedhetetlen eszközökre kell gondolni. Nem árt figyelembe venni a meghívottak számát és a termek kapacitását sem, illetve hogy hová kerüljenek a szponzorok, stb.
Márkaépítés
Egy rendezvény több lehetőséget is biztosíthat némi hatékony márkaépítésre, és ha ez is a célok között van (ami nagyon valószínű), akkor fontos ellenőrizni, hogy a helyszín lehetővé teszi-e ennek egyszerű kivitelezését. Mindenképpen kérdezd ki a létesítmény tulajdonosát, vagy a helyi illetékes munkatársat arról, hogy milyen lehetőségek vannak a márkaelhelyezésre nem csak a konferencia helyszínén, hanem a létesítmény egyéb részein is (például egy poszter a liftben, stb.).
Technikai lefedettség
Kritikus biztosítani, hogy a helyszínen teljes Wi-Fi lefedettség legyen, és elegendő töltőállomás álljon a vendégek rendelkezésére a laptopok, táblagépek és telefonok töltésére. Ha ezek nem elérhetők, akkor gondoskodnod kell róluk. Nem árt, ha a helyszín saját technikai személyzetet is biztosít az esetleges problémák elhárítására.
Étkeztetés
A legtöbb helyszín alapból biztosít étkeztetést a rendezvényekre, de nem árt tudni, hogy van-e lehetőség külső ellátási szolgáltató alkalmazására. Fontos olyan menüopciókat is biztosítani, amelyek a különböző érzékenységekkel és allergiákkal rendelkezőket is figyelembe veszik (amelyet külön érdemes feltüntetni a meghívóban is).